Obligaciones de tu agencia aduanal ante una auditoría

Quienes se dedican a la importación o exportación deben saber que en determinado momento el Sistema de Administración Tributaria (SAT) les hará una auditoría de comercio exterior para revisar e inspeccionar que sus operaciones funcionen correctamente y que no existen irregularidades.

Para ello, la agencia aduanal — que es la persona moral autorizada por el SAT, en términos del Artículo 167-D de la Ley Aduanera para promover el despacho aduanero de las mercancías por cuenta ajena en los diferentes regímenes aduaneros— es quien está obligada a preparar y contar con los documentos que solicite la autoridad.

Con base en el Artículo 167-H de la Ley Aduanera, las agencias aduanales tienen obligaciones encomendadas y si no las incumplen corren el riesgo de que se les sancione o se les cancele la autorización como agencia aduanal. Algunas de éstas son:

1. Formar un archivo electrónico de cada una de las operaciones

El archivo electrónico debe contener documentos aduaneros que correspondan con la información transmitida y presentada en mensaje o documento electrónico o digital como parte de sus anexos conforme a los artículos 6°, 36, 36-A, 37 y 37-A de la Ley Aduanera:

• Pedimento aduanal: es la declaración fiscal en documento electrónico relacionado al cumplimiento de obligaciones tributarias en materia de comercio exterior, mediante el cual se manifiesta a la aduana el tipo de mercancía a importar o exportar.
• Factura: debe reunir los requisitos y datos cuando el valor en aduana de las mercancías se determine conforme al valor de transacción y el valor de dichas mercancías exceda de la cantidad que establezcan dichas reglas.
• Hojas de cálculo: es un formato oficial en el que se determina el valor en aduana de las mercancías de importación para efectos del pago de las contribuciones.
• Manifestación de valor: es una manifestación, bajo protesta de decir verdad, con los elementos que, en los términos de esta Ley y las reglas que para tal efecto emita el SAT, y determina el valor en aduana de las mercancías.
• Encargo conferido: es un documento obligatorio que comprueba el encargo conferido a la agencia aduanal para realizar sus operaciones. Dicho documento debe ser enviado en copia a la agencia aduanal para su correspondiente archivo, pudiendo ser expedido para una o más operaciones o por periodos determinados.
• Certificado de origen: es un documento que determina la procedencia y el origen de las mercancías para efectos de la aplicación de preferencias arancelarias, cuotas compensatorias, cupos, marcado de país de origen, etc.
• Conocimiento de embarque, lista de empaque, guía o demás documentos de transporte, y que requiera el SAT mediante reglas, declarando el acuse que se prevé en el artículo 20, fracción VII de la presente Ley o el número de documento de transporte que corresponda.

2. Aceptar las visitas que requiera la autoridad

El Artículo 167 H de la Ley Aduanera, en su Fracción IV, estipula que la agencia aduanal debe aceptar las visitas que ordenen y practiquen las autoridades aduaneras, para comprobar el cumplimiento de sus obligaciones.     

Como en todas las empresas que se les practica una auditoría, la agencia aduanal y el importador deben preparar todos los documentos correspondientes y tenerlos a la mano para la llegada de las autoridades. Además de la documentación, se recomienda tener en regla todo lo referente a las instalaciones, permisos de operación, requisitos fiscales, etc.

3. Presentar un inventario de las operaciones del importador

Una de las obligaciones del importador es llevar los sistemas de control de inventarios en forma automatizada, los cuales mantengan en todo momento el registro actualizado de los datos de control de las mercancías de comercio exterior, mismos que deberán estar a disposición de la autoridad aduanera.

Sobre esta base, la agencia aduanal debe contar con esta información en donde estén registradas todas las operaciones de su cliente (importador) y presentarla ante las autoridades para efectos de la auditoría en cuestión.

4. Brindar asesoría legal a los importadores

La agencia aduanal debe asesorar al importador en todo lo referente a los trámites, procedimientos con el despacho aduanero, impuestos, multas, restricciones arancelarias, la información comercial del etiquetado de productos y la normatividad en materia de comercio exterior.

No obstante, para asesoría legal, la agencia aduanal debe contar con abogados aduanero especializados en comercio exterior que tengan la experiencia en el análisis de riesgos, solución de problemas y contingencias legales que pudiera enfrentar el importador.

Existen abogados aduaneros que también se encargan del análisis de tratados y acuerdos comerciales, así como de la valoración aduanera y clasificación arancelaria, entre otras funciones.

Las obligaciones de la agencia aduanal están marcadas en la ley y deben ser establecidas a la hora de firmar un contrato de prestación de servicios. Las auditorías se realizan de manera frecuente a las empresas importadoras, a quienes previamente se les envía una notificación de la misma, por lo que se les recomienda a los importadores tener al día todos sus procedimientos y operaciones.

Si tienes dudas sobre este tema, no dudes en contactar a uno de los expertos de ADUAEASY.