Carta de encomienda y encargo conferido, he aquí la diferencia

En los trámites de aduanas siempre hay una cantidad infinita de papeleo que tenemos que cumplir para poder llevar a cabo nuestro proyecto, y a pesar de ello, muchas veces nos encontramos con más de un documento parece ser igual a otro en cuanto a los datos que contienen y no llegamos a entender completamente el porqué.

Ese es el caso de la carta encomienda y el encargo conferido, que son dos documentos distintos que muchas personas creen que son iguales, pero no lo son. A continuación te contaremos cuales son las diferencias.

¿Qué es el encargo conferido?

El encargo conferido es un documento de carácter obligatorio para los importadores, el cual está marcado en el artículo artículo 59 fracción III de la Ley Aduanera.

Es a través de este documento que el importador notifica de manera electrónica al SAT sobre cuál será el agente aduanal  que realizará los procesos del despacho de mercancías permitiendo que el agente aduanal proceda con el RFC y el nombre de  la empresa que contrató sus servicios.

¿Para qué sirve?

Entonces, la función que tiene este documento es el de autorizar a un agente aduanal para realizar el despacho de mercancías en aduana frente al SAT a nombre de una empresa.

Es importante puntualizar que, debido a que este documento es el que autoriza a un agente aduanal para realizar el pedimento a nuestro nombre, si no se tramita, no puede proceder  ninguna operación y por lo tanto se detendrá la importación por completo, por lo que es de vital importancia para tu proyecto que lo tengas en mente.

¿Cómo se tramita?

Pues bien, el encargo conferido se puede realizar únicamente aquellas personas que estén dados de alta en el padrón de importadores actualmente vigentes. El trámite sólo se puede realizar por vía electrónica enviando el documento a través del portal del SAT en la sección de “trámites por internet”.

Una vez que se ha tramitado el encargo conferido correctamente, las autoridades de aduana corroborarán la aceptación o rechazo del documento en el mismo portal, y de no hallarse el trámite, no se podrá generar el acuse electrónico de aceptación ni continuar con las actividades de importación.

No obstante, es importante mencionar que el importador sólo puede registrar 10 encargos conferidos como persona física, mientras que las personas morales pueden registrar hasta un máximo de 30 encargos conferidos a la vez.

¿Qué es la carta encomienda?

Por su parte, la carta encomienda consiste en un escrito de formato libre por medio del cual el agente aduanal comprueba que la empresa le encargó realizar el despacho de mercancías.

¿Para qué sirve?

Este documento sirve tanto para el expediente del agente aduanal, como para evitar confusiones y faltas en su trabajo, ya que es común que se de la situación en la que hay más de un agente de la misma agencia prestando servicios a una empresa, y para evitar equivocaciones, el agente aduanal solicita esta carta debido a que, según el Artículo 164 y 165 de la Ley Aduanera, la sanción a un agente aduanal por intervenir en un despacho que no le ha sido encomendado es de la suspensión y cancelación de la patente.

Además, este documento sirve para determinar el alcance de la encomienda, y establecer los términos de la relación de servicio, ya que aquí mismo el importador podrá declarar de forma extensa las instrucciones respecto a la mercancía, el régimen, los valores, documentos, etc., lo que a su vez ayuda al agente aduanal durante el proceso.

¿Cómo se tramita?

Generalmente este documento se elabora por petición del agente aduanal al importador. Se realiza en un formato físico y no es un documento obligatorio para el trámite de importación, pero te recomendamos ampliamente que lo realices para una mayor comprensión y comunicación con el agente aduanal, así como para futuras aclaraciones que puedan surgir.

¿Cuáles son las diferencias?

Como ya vimos, hay bastantes diferencias entre estos documentos, y no se deben confundir entre sí:

El encargo conferido es un documento de carácter obligatorio para el despacho de mercancías en la aduana por medio del cual se le autoriza a un agente aduanal representar a una empresa durante el proceso, y se tramita dentro del portal del SAT.

Mientras que la carta encomienda no es de carácter obligatorio, sino que se realiza por petición del agente aduanal, sirviendo para llenar su expediente, respaldarse ante cualquier eventualidad y mejorar su servicio. Además de que se realiza directamente con el importador.

Recuerda siempre cumplir con toda tu documentación actualizada durante el proceso de importación para evitar retrasos en tu proyecto, costos extras y sanciones derivadas de malos cálculos o información accidentalmente omitida.

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