Auditorías aduaneras: Cómo auditar a mi agente aduanal

Una de las decisiones más complicadas para importadores y exportadores es la de elegir al agente aduanal que estará a cargo de sus operaciones, siempre buscan elegir al más eficiente, el de más conocimientos y el que ofrece el mejor servicio, aunque algunas otras veces es tan urgente esta decisión que eligen sin realizar una evaluación. Un agente aduanal debe apoyarte en todo momento y en todos los aspectos por ello es importante que conozca todos los procedimientos aduaneros, que su atención al cliente sea de calidad, que tengan un departamento de importación y exportación adecuado y preparado y sobre todo que estén conscientes de los riesgos económicos y legales que pueden generarse por cualquier error.

En Aduaeasy queremos apoyarte siempre en cada una de las decisiones que tomes, es por eso que en este artículo te explicaremos cómo puedes realizar una auditoría aduanera interna de tu agente aduanal para saber si está haciendo un buen trabajo o no con tus operaciones.

Responsabilidades del agente aduanal

Primero que nada es importante que tengas claras cuales son las responsabilidades de tu agente aduanal ante tus operaciones de comercio exterior, por ello, te mencionamos algunas para que puedas realizar tu propia evaluación, estas se encuentran fundamentadas en el artículo 54 de la Ley Aduanera: 

• Serán responsables de la veracidad y exactitud de los datos e información suministrados.
• Determinar el régimen aduanero de las mercancías
• De la correcta clasificación arancelaria y de la determinación exacta del número de información comercial.
• Asegurarse que el importador o exportador cuenten con todos los documentos necesarios para acreditar el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias que deban cumplir.
• Tener un expediente de las importaciones o exportaciones de cada uno de sus clientes

Pero, también es importante que consideres que la ley menciona algunos puntos en los que tu agente aduanal no tendrá responsabilidad alguna:

• Pago de las diferencias de contribuciones, cuotas compensatorias, multas y recargos que se determinen.
• Diferencias en el pago de impuestos por una declaración errónea del valor declarado.
• Demoras, almacenajes y gastos generados en el puerto o aeropuerto.
• Operatividad y criterios de empresas terceras, como las almacenadoras.

Responsabilidades del importador/ exportador

Así como el agente aduanal tiene responsabilidades debes saber que tu como importador o exportador también tienen sus propias responsabilidades en las operaciones, por ello es importante que las conozcas y que sepas que todas ellas están fundamentadas en el artículo 59 de la Ley Aduanera:

• Llevar un control de inventarios automatizado en el que se mantengan ,en todo momento, actualizados los datos de las mercancías y sobre todo deberá estar disponible en el momento en que la autoridad lo solicite.
• Contar con toda la información y documentación para poder comprobar y acreditar el origen y procedencia de las mercancías.
• Entregar al agente aduanal que promueva el despacho de las mercancías una manifestación de valor, bajo protesta de decir verdad, que permita determinar el valor en aduana de las mercancías.
• Estar inscrito en el padrón de importadores, padrón de importadores sectorial o padrón de exportadores sectorial, según aplique, y para ello deberán estar al corriente con sus obligaciones fiscales.
• Revisar que se cuente con el encargo conferido vigente para el agente aduanal que hará el despacho. 
• No solo el agente aduanal deberá tener un expediente, también es importante que el importador o exportador formen un expediente que les ayude a respaldar cada una de las operaciones.

Por todo lo anterior y con la finalidad de que tus auditorías siempre salgan correctamente y sin puntos negativos queremos brindarte también algunas recomendaciones para que puedas elegir a tu agente aduanal de la mejor manera posible:

• Verifica que tu agencia aduanal no te ofrezca solo el servicio de despacho, en la actualidad, muchas de ellas ya ofrecen servicios complementarios como etiquetado, trámites de regulaciones, fletes terrestres, etc.
• Pide a tu agencia aduanal que hable acerca de su experiencia y certificaciones, de esta manera tu podrás corroborar si sus empleados se encuentran en capacitaciones constantes que beneficien a tus operaciones, si tienen una estructura empresarial que permita que el proceso de tu operación se lleve a cabo de manera correcta y sobre todo busca referencias de clientes que ya han trabajado con ellos.
• Exige un contrato de servicios en el que aclaren las responsabilidades tanto de ellos como tuyas, que mencione los servicios que van a ofrecerte y sobre todo que quede claro el tema de penalizaciones en caso de que lleguen a presentarse en algún momento.

Recuerda que tu agente aduanal debe ser de tu absoluta confianza y ellos son quienes se harán cargo de que tu mercancía llegue a su destino final.

Finalmente queremos que conozcas cuales son todas aquellas acciones que deberás evaluar de tu agente aduanal para que sepas si está llevando tu operación en tiempo y forma, algunos de ellos son:

• Cantidad de rectificaciones que hagan a tus pedimentos
• Tiempos promedio del despacho de tus mercancías
• Tiempo de respuesta a correos y llamadas que requieras para aclaraciones
• Número de incidencias administrativas que tengan tus operaciones
• Tiempo de envío de tu expediente final (pedimento pagado, hoja de cálculo, manifestación de valor cuentas de gastos, facturación, etc)
• Comunicación de cualquier situación positiva o negativa que ocurra durante tu operación
• Capacitación del personal de la agencia
• Actualización continua de lo que ocurra con tu embarque

Como podrás darte cuenta son muchos aspectos los que debes evaluar y tomar en cuenta para poder hacer una correcta elección de tu agente aduanal, por ello, en Aduaeasy estamos para ayudarte, si tienes más dudas acerca de este tema o necesitas de un agente aduanal confiable, no dudes en contactarnos y un especialista te atenderá.